Unimed Florianópolis
aperfeiçoa atendimento aos clientes com o Keyfile, software de gerenciamento eletrônico de documentos.
Com a previsão de ter um milhão de documentos para manusear em 2003, empresa buscou automatizar o sistema
A Unimed Florianópolis - cooperativa medica que atua na área
de plano de saúde -, identificou, nos últimos três anos, que o crescimento acelerado de seus negócios exigiam uma solução para o aumento gerado em seu volume de documentos. Em função da qualidade dos serviços
e dos novos padrões de competitividade, o numero de documentos consultados, diariamente, por dezenas de pessoas credenciadas, de diferentes departamentos saltou de 60.000 para 600.000 mil em três anos, estimando-se para 2003, chegar a um milhão de documentos.
Com isso cresceu a dificuldade de processamento, atualização, guarda e
recuperação de dados e informações. Surgiu também a necessidade de mais funcionários para o atendimento e maior espaço físico para arquivar toda essa documentação.
'Procurávamos por uma solução GED - gerenciamento eletrônico de documentos -, capaz de se ajustar ao ambiente tecnológico
da empresa e que, ao mesmo tempo, garantisse processar, atualizar, recuperar, guardar e distribuir as informações com agilidade e segurança, tanto para o ambiente interno quanto externo, sem prejudicar a qualidade dos serviços,
já que o rápido atendimento reflete significativamente na satisfação
dos clientes e na própria imagem da instituição', explicam Adilson Rodrigues Porto, gerente administrativo e Washington Luiz de Lira, supervisor do departamento de informática da Unimed Florianópolis. Essa busca culminou na escolha do software Keyfile da Image Pro.
Qualidade no atendimento
O projeto, implantado pela Westsoft - revenda da Image Pro para a região Sul -, analisou toda a sistemática que deveria ser utilizada nos procedimentos para digitalizar a documentação, tais como a busca, triagem, preparação,
controle de qualidade e seu destino final. Também foram considerados os critérios
para a criação dos novos arquivos, pastas e índices para a pesquisa dos documentos, incluindo-se o formato da rede necessária para ligar as estações
de consulta ao servidor central.
O acesso aos documentos digitalizados - armazenados em servidores com, acessos controlados e disponíveis aos colaboradores - facilitou, operacionalmente, os trabalhos dos setores envolvidos.
Uma nova cultura
Para Edson Cascaes Lisboa Jr., supervisor do departamento de Cadastro de Clientes, a solução revolucionou os trabalhos de armazenamento, segurança e
consulta das informações. 'Apos a implantação,
ficou evidente a melhoria e o aumento de produtividade. Passamos a resolver algumas situações em tempos bem menores e com muita agilidade', comenta. Partilha da mesma opinião Sonilda Neves Vieira das Luzes, coordenadora da Divisão Societário. Para ela, o grau de satisfação dos clientes internos e externos superou as expectativas da empresa, sem dizer na redução
significativa do uso do papel e a segurança na guarda das informações.
Para a Unimed Florianópolis, este projeto trouxe ganhos para toda a empresa, alem de uma nova cultura tecnológica, que esta sendo disseminada e compartilhada com as diversas áreas (recursos humanos, financeiro e contábil, jurídico,
patrimonial e por toda a diretoria).