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Digitalização de Documentos

O que é a Digitalização de Documentos?

Digitalização de documentos é o processo de conversão do de informações do meio físico (nota fiscal por exemplo) para o meio digital (notafisca.pdf por exemplo). A digitalização se dá através de equipamentos e softwares de digitalização de imagens como um scanner (scâner, escâner) por exemplo. O resultado deste processo será um arquivo no meio digital em diversos formatos tais como um PDF, JPG ou TIFF.

A digitalização de documentos se torna poderosa quando associada aos seus respectivos índices ou informações, desta maneira será possível pesquisar no futuro e encontrar o documento digitalizado correto. Com o portal Smart WFile é possível associar os índices aos documentos digitalizados das seguintes formas

  • Manual - digitando todos os termos importantes referente ao documento
  • Automática – Integrada a outros sistemas que irão fornecer os índices para os documentos digitalizados;
  • OCR Reconhecimento de Caracteres – os índices são extraídos do próprio documento digitalizado de forma automática.


Aplicações e alguns benefícios no uso da digitalização de documentos:

  • Com a digitalização é possível alimentar um sistema GED – Gestão Eletrônica de Documentos;
  • Nas empresas a digitalização de documentos pode ser feita de forma centralizada ou distribuída;
  • É possível digitalizar documentos em lotes com volumes acima dos 35 mil documentos por mês com o uso de ferramentas de digitalização (GED) desenvolvidas para este fim;
  • Reduza o tempo na procura por um documento;
  • Preserve e eternize o seu arquivo físico;
  • Integre seus documentos digitalizados a outros sistemas da sua empresa;
  • Utilize um sistema de GED como o Portal Smart WFile para armazenar de forma segura e organizada os documentos digitalizados;
  • A digitalização de documentos pode ser feita através de multifuncionais ou scanners de alta produção (conheça a infraestrutura necessária);
  • O uso de OCR pode facilitar a busca pelos documentos digitalizados.


Recomendações para Digitalização de Documentos Arquivísticos Permanentes – CONARQ


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