• Fale conosco agora mesmo!
  • Matriz: Florianópolis, Rua Saldanha Marinho, 374, Ed. Zigurate
  • Fale conosco (48) 3037-9450
GED/ECM - Gestão Eletrônica de Documentos - Westsoft

ECM GED - Gestão de Documentos

Novidade!

Portal W-File agora é Smart WFile e possui um novo Hotsite.

www.SmartWFile.com.br

Portal Smart WFile - ECM GED

Plataforma para Gestão de Conteúdo Empresarial

O Smart WFile é uma plataforma de produtividade e colaboração para gestão conteúdo empresarial (ECM), onde é feita a organização, armazenamento, versionamento, indexação, distribuição, publicação e pesquisa dos documentos e demais conteúdos ligados aos processos da empresa.

Com o uso da plataforma Smart WFile torna um projeto de Gestão de Conteúdo - ECM e Gestão Eletrônica de Documentos - GED muito mais robusto, abrangente, com melhores níveis de desempenho, capacidade de produção, colaboração e integração entre as pessoas, sistemas e processos da empresa.


O que o ECM e o GED podem fazer pela sua empresa?

  • Segurança da informação: documentos completamente seguros
  • Acesse seus documentos com o uso de dispositivos móveis e de qualquer lugar
  • Melhor atendimento ao cliente: respostas precisas e instantâneas
  • Aproveitamento da base de informática já instalada na empresa
  • Agilidade em processos legais, nos quais é fundamental o cumprimento de prazos
  • Facilitação às atividades que envolvem colaboração entre pessoas e equipes
  • Redução de custos com cópias, já que há disponibilização de documentos em rede
  • Arquivos centralizados em um único lugar
  • Maior agilidade na busca por documentos
  • Integração com outros sistemas
  • Economia de espaço físico
  • Baixo custo de geração e manutenção
  • Maior segurança com certificado digital
  • Evita extravio ou falsificação de documentos
  • Maior velocidade na implementação de mudanças em processos
  • Redução de tempo das atividades que requerem a análise de documentos

Quero saber mais informações!

Como funciona
GED/ECM - Processo Smart WFile
Funcionalidades do Smart WFile
Arquivos centralizados

Todas as imagens estarão disponíveis num mesmo repositório, podendo ser separadas por setor, categoria ou área de interesse.

Segurança no acesso

Pode-se definir quais pessoas poderão ter acesso, utilizando permissões individuais ou para grupos de usuários.

Comunicação e integração

Os colaboradores poderão utilizar toda a estrutura de comunicação para fazer com que o contato seja muito mais dinâmico e sem entraves.

Disponibilidade

Por se tratar de uma ferramenta online, o portal ficará disponível 24 horas por dia, permitindo o seu acesso em qualquer lugar.

Dispositivos Móveis

Por ser uma plataforma 100% web, pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha um navegador de internet, tais como computador, tablet e smartphones.

Administração e backup

Com uma central de administração própria, todas as alterações poderão ser realizadas diretamente na plataforma, sem complicações.

Impressão com certificado

Imprima uma cópia do documento. Caso tenha utilizado um certificado digital, as informações do certificado digital serão apresentadas no rodapé do documento.

Cadastros

Utilize os cadastros de áreas de sua empresa, índices que são utilizados e usuários o que facilita segmentação da organização e de seus documentos.

Sistema de busca

Busca dinâmica, rápida e personalizada podendo conter filtros de pesquisa, abrangendo os índices cadastrados. Ao pesquisar, os resultados aparecem grifados nos termos mais relevantes.

Implantação rápida

A implantação do Portal Smart WFile é um processo simples e rápido, sendo executada 100% pelos nosso profissionais e onde você optar (nuvem/na sua infraestrutura).

Indexação

Atribua índices forma manual ou automática conectando o Smart WFile aos sistemas que você já possui em sua empresa. Este procedimento facilita a consulta por documentos no futuro.

Integração com sistemas

A plataforma Smart WFile pode ser integrada a outros sistemas legados da sua empresa. Facilitando a consulta por informações e outros dados para relatórios.

Certificado Digital

Guarde seus documentos de forma segura utilizando um certificado digital a todos os documentos digitalizados e armazenados no Smart WFile. Para os documentos em PDF, o sistema gera um código único para que o destinatário do documento possa validar a autenticidade do arquivo recebido. O certificado digital em formato A1 é instalado por empresa ficando armazenado no servidor, garantindo maior segurança dispensando o manuseio do certificado digital.

Escanei na Web

Conecte seus scanners ao Portal Smart WFile e digitalize seus documentos diretamente pela web. O Portal Smart WFile apresenta todos os scanners conectados ao portal, e através de um aplicativo instalado no computador permite que sejam digitalizados os documentos de um scanner.

Compartilhamento

Compartilhe seus documentos com outros colaboradores ou pessoas fora da sua organização. Gerencie o nível de interação das pessoas com o documento compartilhado. O Smart WFile irá notificar por e-mail as pessoas para quem o documento foi compartilhado. Gerencie seus documentos compartilhados.

OCR

Com a plataforma Smart WFile é possível indexar os documentos utilizando o Reconhecimento Óptico de Caracteres - OCR, um recurso de tecnologia de ponta que processa documentos digitalizados em formato PDF, JPG ou TIFF extraindo os blocos de textos contido nas páginas, este processo garante maior agilidade na indexação de documentos.

Mais informações

Conteúdos relacionados:

Infographic vector designed by Freepik